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A partir deste domingo, 1º de novembro, entrarão em vigor os ajustes incorporados pelo Ministério das Finanças nos anexos e estruturas dos recibos eletrônicos.
Em resposta, a Associação Costarriquenha de Contabilistas Públicos solicitou às empresas que confirmassem se seus sistemas de faturamento e controles internos estavam preparados para implementar a versão 4.4.
O principal objetivo dessas modificações é incorporar novos códigos que identifiquem com mais precisão os motivos pelos quais um recibo eletrônico é cancelado, corrigido ou substituí. Com essa medida, a Administração Tributária busca melhorar a rastreabilidade das operações comerciais e a qualidade das informações declaradas pelos contribuintes.
Novos códigos nos recibos
As alterações exigem que os sistemas informáticos das empresas reconheçam as novas categorizações.
Código 12: É reservado para notas de crédito financeiro relacionadas a isenções fiscais locais aprovadas após a emissão da fatura.
Código 13: Cancelar o documento de referência devido a um erro material.
Código 14: Corrige o valor da transação devido a um erro material.
Código 15: Substituir um recibo eletrônico devido a um erro material.
Código 16: Substitui um recibo eletrônico que foi rejeitado.
Código 17: É utilizado exclusivamente como referência para o recibo de pagamento eletrônico.
Códigos 19 e 20: Eles são incorporados como referências relacionadas à fatura eletrônica de exportação e ao comprovante de pagamento eletrônico.
Além dessas categorias, os sistemas de faturamento devem suportar o formato de identificação legal alfanumérico para novas empresas, quando aplicável.
A instituição esclareceu que as identificações legais existentes não serão modificadas.
Efeito contábil das correções
Um dos aspectos que exige maior atenção por parte dos departamentos financeiros é o tratamento contábil das notas de crédito e débito emitidas para corrigir erros materiais.
Quando as empresas utilizam os códigos 13, 14 ou 15, o efeito contábil dessa correção deve ser refletido no mesmo período do comprovante original que está sendo modificado, e não no mês em que a nova nota é emitida.
Essa disposição pode ter implicações significativas para as operações comerciais ao lidar com períodos contábeis já encerrados ou declarações de impostos já submetidas ao Ministério das Finanças.
Recomendações para os contribuintes
O Conselho de Contabilistas Públicos recomenda que as empresas confirmem junto aos seus respectivos fornecedores de faturação eletrónica se as atualizações já estão operacionais nos seus sistemas.
Da mesma forma, as equipes de contabilidade, finanças e tecnologia devem se familiarizar com as diretrizes para manter a consistência entre as vendas e os registros.
Empresas que emitem notas de crédito e débito com frequência devem revisar seus procedimentos internos para identificar o motivo correto de cada ajuste e evitar possíveis problemas.
As alterações já estão disponíveis nos ambientes de teste e produção das plataformas privadas, bem como no sistema de faturamento gratuito do Ministério das Finanças.
O presidente da associação profissional, Francisco Ovares, explicou que o não cumprimento dessas disposições pode causar problemas na validação de recibos e afetar o suporte de transações comerciais.
Ele alertou que essa situação poderia levar à obrigação de retificar as declarações de impostos e ao eventual pagamento da diferença entre impostos e juros.
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