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Eficiência, após um ano de DOGE
Uma orientação recente emitida pela Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA) afirma que o uso de plataformas de inteligência artificial "não resulta, por si só, na criação de registros federais", embora observe que as entradas e saídas de IA ainda podem ser consideradas para fins de arquivamento se influenciarem as operações mais amplas da agência.
Em um memorando datado de 21 de agosto para as agências, o NARA afirma que "se um material de IA é um registro federal depende das circunstâncias que envolvem a criação, manutenção e uso dos materiais, como se a agência se baseia nele na tomada de decisões, o utiliza para conduzir negócios oficiais, o distribui para terceiros ou o incorpora em um sistema da agência".
De acordo com a Lei de Registros Federais, as agências são obrigadas a criar, manter e preservar registros que documentem, em parte, suas funções, políticas, decisões e procedimentos. Como observa o Arquivo Nacional dos Estados Unidos (NARA) em seu memorando, as informações registradas "não se tornam registros federais simplesmente por serem produzidas ou recebidas por uma agência federal".
As novas diretrizes afirmam que as agências precisam analisar como os resultados das ferramentas de IA são utilizados para determinar se se qualificam ou não como registros federais. A NARA afirma, por exemplo, que um funcionário que utiliza uma plataforma de IA para realizar pesquisas preliminares para um relatório técnico relacionado ao trabalho, mas não utiliza as informações geradas em seu relatório nem divulga as respostas, provavelmente não estará sujeito à lei, mesmo que haja um registro de suas pesquisas.
As agências podem decidir manter um registro de auditoria de todas as ações de seus funcionários em seus laptops e outros dispositivos de trabalho, incluindo ações realizadas em um sistema de IA", diz o memorando. "A mera retenção do registro de auditoria dentro do sistema de IA não estabelece que o registro de auditoria seja um documento federal. O registro de auditoria se tornaria um documento federal, no entanto, se, por exemplo, a agência decidisse capturá-lo e usá-lo para conduzir uma investigação".
A NARA também observa que o uso de programas comerciais de IA, como Gemini e ChatGPT, provavelmente não é considerado registro federal, embora o memorando afirme que cada agência é responsável por determinar, em última instância, se os materiais ou resultados de IA se enquadram na lei.
A orientação também recomenda que as agências incorporem os requisitos federais de gestão de registros em suas próprias políticas internas de IA daqui para frente.
Embora não exista uma solução única para que as agências implementem políticas, processos e procedimentos relacionados ao uso de IA, a NARA recomenda que as agências adotem políticas formais de IA em colaboração com as áreas jurídica, de tecnologia da informação e outras partes interessadas relevantes", diz o memorando.
